Regulamin świadczenia usług Dashbord
oraz Umowa powierzenia danych osobowych

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Umowa") określa warunki udostępnienia oprogramowania w modelu SaaS (Software as a Service) oraz świadczenia usług drogą elektroniczną przez:

2. Integralną część Umowy stanowi Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej: „DPA") oraz Załącznik nr 2 – Cennik, publikowany na stronie app.dashbord.pl.
3. Usługa świadczona jest wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, dla których korzystanie z Systemu ma charakter zawodowy. Umowa nie jest zawierana z konsumentami.

Definicje

Abonament

opłata należna Dashbord za udostępnienie Użytkownikowi Licencji na korzystanie z Systemu, naliczana za każde podłączone Konto OMS zgodnie z Cennikiem.

Cennik

informacja o wysokości Opłat, stanowiąca Załącznik nr 2 do Umowy, publikowana na stronie app.dashbord.pl.

Dostawca Usług Zewnętrznych / System OMS

podmiot trzeci świadczący usługę zarządzania zamówieniami, z którym System integruje się w celu synchronizacji danych, w szczególności Apilo, Sellasist lub Baselinker.

Konto

oznaczony indywidualnym adresem e-mail i hasłem zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Dashbord, za pośrednictwem którego Użytkownik korzysta z Systemu.

Konto OMS

pojedyncze, podłączone przez Użytkownika konto w Systemie OMS (Apilo, Sellasist lub Baselinker), będące podstawą naliczenia Abonamentu.

Licencja

niewyłączna, nieprzenoszalna licencja na korzystanie z Systemu w zakresie i na warunkach określonych Umową.

Okres Rozliczeniowy

okres jednego miesiąca kalendarzowego, za jaki następuje rozliczenie Opłat.

Opłaty

Abonament oraz inne opłaty należne Dashbord określone w Cenniku.

Płatność Cykliczna

metoda płatności polegająca na automatycznym, cyklicznym pobieraniu Opłat ze wskazanego środka płatniczego na początku każdego Okresu Rozliczeniowego, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności.

Rola

przypisany Użytkownikowi lub Profilowi Pracowniczemu zakres uprawnień w Systemie: OWNER, ADMIN lub VIEWER.

Serwis

serwis internetowy dostępny pod adresem app.dashbord.pl, za pośrednictwem którego udostępniany jest System.

System / Dashbord

oprogramowanie w modelu SaaS udostępniane Użytkownikowi przez Dostawcę, służące do agregacji i zarządzania danymi o zamówieniach, płatnościach, wysyłkach, zwrotach i magazynie pochodzącymi z podłączonych Systemów OMS.

Użytkownik

przedsiębiorca korzystający z Systemu na podstawie Umowy.

Profil Pracowniczy

profil dodatkowego użytkownika Konta, utworzony przez Użytkownika, o uprawnieniach ograniczonych do przypisanej Roli.

§ 2. Przedmiot Umowy i zakres Systemu

1. W ramach Umowy Dashbord udostępnia Użytkownikowi System obejmujący w szczególności następujące moduły: Zamówienia, Płatności, Wysyłki i Etykiety, Magazyn i Pakowanie, Zwroty i Reklamacje, Raport P&L, Metryki i Analitykę, Trendy Sprzedaży oraz Dashboard KPI.
2. System integruje się z Systemami OMS wskazanymi przez Użytkownika (Apilo, Sellasist, Baselinker) w celu automatycznej synchronizacji danych o zamówieniach, płatnościach, wysyłkach i zwrotach, odbywającej się w cyklu ok. 15 minut.
3. Po podłączeniu Konta OMS Dashbord importuje historię danych za ostatnie 90 dni, o ile dane takie są dostępne w danym Systemie OMS.
4. Dashbord nie jest stroną umów pomiędzy Użytkownikiem a Dostawcami Usług Zewnętrznych (Apilo, Sellasist, Baselinker) i nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność, poprawność danych lub zmiany w API tych systemów.
5. Rejestracja Konta następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, podanie prawdziwych danych oraz akceptację Regulaminu. Zawarcie Umowy następuje z chwilą aktywacji Konta przez Dashbord.
6. Użytkownik może tworzyć Profile Pracownicze i przypisywać im Role (OWNER, ADMIN, VIEWER) w celu ograniczenia zakresu dostępu poszczególnych osób do danych i funkcji Systemu.
7. Logowanie do Systemu zabezpieczone jest uwierzytelnianiem dwuetapowym (2FA). Użytkownik jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy danych dostępowych do Konta i ponosi odpowiedzialność za działania osób, którym udostępnił dane dostępowe.

§ 3. Ciągłość działania Systemu

1. Dashbord zobowiązuje się do zapewnienia stabilności i ciągłości działania Systemu w zakresie leżącym w jego gestii. Dashbord nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub zakłócenia wynikające z działań, zaniechań lub zmian po stronie podmiotów trzecich, w tym w szczególności Dostawców Usług Zewnętrznych, dostawców hostingu, operatorów sieci internetowej.
2. W przypadku awarii Systemu leżącej po stronie Dashbord, Dashbord podejmie niezwłoczne działania naprawcze i poinformuje Użytkownika o przewidywanym czasie usunięcia awarii.
3. W przypadku nieprzerwanej niedostępności Systemu z przyczyn leżących po stronie Dashbord przekraczającej 6 godzin w danym Okresie Rozliczeniowym, Użytkownikowi przysługuje prawo do proporcjonalnego obniżenia Abonamentu za dany miesiąc.

§ 4. Własność intelektualna

1. System, jego kod źródłowy, struktura, interfejs, elementy graficzne oraz baza danych stanowią własność Dashbord lub podmiotów, z którymi Dashbord zawarł odpowiednie umowy licencyjne, i są chronione przepisami prawa autorskiego.
2. Umowa nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej do Systemu. Użytkownikowi przysługuje jedynie niewyłączna, nieprzenoszalna Licencja na korzystanie z Systemu w zakresie określonym Umową, w okresie jej trwania.
3. Zakazane jest dekompilowanie, kopiowanie, modyfikowanie kodu Systemu, udostępnianie Systemu osobom trzecim (odsprzedaż) oraz wszelkie działania naruszające prawa własności intelektualnej Dashbord.

§ 5. Płatności

Wysokość i zasady naliczania Opłat

1. Abonament naliczany jest za każde podłączone Konto OMS. Wysokość Abonamentu określa aktualny Cennik publikowany na stronie app.dashbord.pl. Przy podłączeniu kilku Kont OMS Opłata skaluje się liniowo zgodnie z Cennikiem.
2. Opłaty podane są w kwocie netto, do której należy doliczyć podatek VAT w stawce obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
3. Dashbord zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika, nie częściej niż raz w roku, z zastrzeżeniem poinformowania Użytkownika o planowanej zmianie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Roczna podwyżka Abonamentu nie przekroczy 30%, chyba że wynika z uzasadnionego wzrostu kosztów zewnętrznych dostawców (hosting, licencje, API).
4. Jeżeli podwyżka Abonamentu przekracza limit określony w pkt. 3 powyżej, Użytkownikowi przysługuje prawo do rezygnacji z Umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o podwyżce, bez konsekwencji finansowych z tego tytułu.

Sposób i termin płatności

1. Rozliczenie Opłat następuje po zakończeniu każdego Okresu Rozliczeniowego, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Dashbord i doręczonej elektronicznie na adres e-mail przypisany do Konta.
2. Użytkownik zobowiązany jest do zapłaty Opłat w terminie 7 dni od dnia otrzymania faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień zaksięgowania środków na rachunku Dashbord.
3. W przypadku opóźnienia w płatności Dashbord ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie oraz, po bezskutecznym upływie dodatkowego 7-dniowego terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty, do zawieszenia dostępu do Systemu do dnia uregulowania zaległości.
4. Użytkownik może upoważnić Dashbord do automatycznego, cyklicznego pobierania Opłat („Płatność Cykliczna") z karty płatniczej lub innego środka płatniczego wskazanego przez Użytkownika, na początku każdego Okresu Rozliczeniowego, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności.
5. W przypadku wyboru Płatności Cyklicznej, jeżeli obciążenie wskazanego środka płatniczego okaże się nieskuteczne, Dashbord podejmie do 3 dodatkowych prób pobrania Opłaty w terminie 5 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu dostęp do Systemu zostaje automatycznie zawieszony, do dnia skutecznego uregulowania należności — bez konieczności dodatkowego wezwania do zapłaty.
6. Zawieszenie dostępu nie powoduje usunięcia danych Użytkownika z Systemu. Dane pozostają zachowane przez okres wskazany w § 9, a dostęp do Systemu jest automatycznie przywracany niezwłocznie po zaksięgowaniu należnej Opłaty.
7. Opłaty nie obejmują kosztów korzystania z Systemów OMS ani innych usług podmiotów trzecich.

§ 6. Prywatność, bezpieczeństwo i dane osobowe

1. W związku z korzystaniem z Systemu, Użytkownik powierza Dashbord przetwarzanie danych osobowych zawartych w danych o zamówieniach, klientach i wysyłkach pochodzących z podłączonych Systemów OMS, na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.
2. Dashbord zapewnia izolację danych pomiędzy Kontami różnych Użytkowników (multi-tenant), stosuje uwierzytelnianie dwuetapowe (2FA) oraz szyfrowanie połączeń.
3. Dane przechowywane na Koncie są usuwane po zakończeniu Umowy zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 1. Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnej archiwizacji danych przed zakończeniem Umowy.
4. Dashbord może wykorzystywać zagregowane, zanonimizowane dane statystyczne w celach analitycznych i rozwoju produktu, bez możliwości identyfikacji Użytkownika lub jego klientów.

§ 7. Reklamacje

1. Użytkownik może zgłosić reklamację dotyczącą działania Systemu na adres e-mail kontakt@dashbord.pl, podając opis problemu oraz dane umożliwiające identyfikację Konta.
2. Dashbord rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania i informuje Użytkownika o wyniku postępowania reklamacyjnego na adres e-mail, z którego reklamacja została zgłoszona.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Dashbord ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Użytkownikowi wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy wyłącznie w przypadku winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, z wyłączeniem utraconych korzyści oraz szkód pośrednich.
2. Dashbord nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. awarie, błędy lub niedostępność danych wynikające ze zmian, błędów lub ograniczeń w API Systemów OMS lub innych Dostawców Usług Zewnętrznych;
   2. decyzje biznesowe, podatkowe lub prawne podjęte przez Użytkownika na podstawie danych prezentowanych w Systemie — dane te mają charakter pomocniczy i nie zastępują profesjonalnej księgowości lub doradztwa;
   3. treści i dane wprowadzone przez Użytkownika lub pochodzące z podłączonych Systemów OMS;
   4. szkody wynikłe z nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad bezpieczeństwa danych dostępowych do Konta.
3. Łączna odpowiedzialność Dashbord wobec Użytkownika ograniczona jest do wysokości Abonamentu zapłaconego przez Użytkownika za ostatni pełny Okres Rozliczeniowy poprzedzający zdarzenie, z którego wynikła szkoda.
4. Dashbord nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wynikające z siły wyższej.

§ 9. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z Okresem Rozliczeniowym wynoszącym jeden miesiąc kalendarzowy.
2. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego, poprzez oświadczenie złożone w formie elektronicznej (e-mail) na adres drugiej Strony.
3. Dashbord może rozwiązać Umowę z Użytkownikiem z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszenia Umowy przez Użytkownika, w szczególności zaległości w płatnościach przekraczających 14 dni po upływie terminu płatności.
4. Zmiana Umowy (w tym Regulaminu i Cennika) wymaga poinformowania Użytkownika z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, drogą elektroniczną. Brak akceptacji zmiany uprawnia Użytkownika do rozwiązania Umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie spory wynikające z Umowy Strony będą starały się rozwiązać w drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym dla rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Dashbord.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Umowy okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
4. Integralną część Umowy stanowią: Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, Załącznik nr 2 – Cennik.

§ 1. Przedmiot i czas trwania powierzenia

1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usług Systemu Dashbord, na warunkach opisanych w niniejszej Umowie.
2. Umowa obowiązuje przez czas trwania Umowy o świadczenie usług systemu Dashbord i wygasa automatycznie wraz z jej rozwiązaniem, z zastrzeżeniem postanowień § 7.

§ 2. Charakter i cel przetwarzania

1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu synchronizacji, prezentacji i agregacji danych o zamówieniach, płatnościach, wysyłkach, zwrotach i reklamacjach pochodzących z podłączonych przez Administratora Systemów OMS w ramach funkcjonalności Systemu Dashbord.
2. Charakter przetwarzania obejmuje w szczególności: zbieranie (import), przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, agregowanie w raportach i metrykach oraz usuwanie danych osobowych.

§ 3. Kategorie danych osobowych i osób, których dane dotyczą

1. Kategorie osób: klienci Administratora (kupujący w sklepie internetowym / na platformach sprzedażowych Administratora), pracownicy i współpracownicy Administratora korzystający z Systemu.
2. Kategorie danych: imię i nazwisko, adres dostawy i/lub rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówienia (produkty, wartość, status płatności, status wysyłki). Umowa nie obejmuje przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).

§ 4. Obowiązki Procesora

1. Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na dokumentowane polecenie Administratora, wyrażone poprzez korzystanie z funkcjonalności Systemu, chyba że obowiązek taki wynika z prawa Unii lub prawa polskiego.
2. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi tajemnicy.
3. Procesor podejmuje środki techniczne i organizacyjne wymagane na podstawie art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych, uwierzytelnianie dwuetapowe (2FA), kontrolę dostępu w oparciu o Role (OWNER/ADMIN/VIEWER), izolację danych pomiędzy Kontami (multi-tenant), regularne wykonywanie kopii zapasowych.
4. Procesor pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania oraz informacje dostępne Procesorowi.
5. Procesor po zakończeniu świadczenia usług usuwa lub zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, o ile prawo Unii lub prawo polskie nie nakazują przechowywania danych osobowych.
6. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia i pomaga w przeprowadzaniu audytów, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu i zakresu, nie częściej niż raz w roku.

§ 5. Podpowierzenie przetwarzania (subprocesorzy)

1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z usług innych podmiotów przetwarzających (subprocesorów), w szczególności dostawców infrastruktury hostingowej.
2. Procesor poinformuje Administratora o zamierzonych zmianach subprocesorów, dając możliwość wyrażenia zastrzeżeń w terminie 14 dni.
3. Procesor zapewnia, że subprocesor będzie zobowiązany do wypełnienia takich samych obowiązków ochrony danych, jakie zostały ustanowione w niniejszej Umowie.

§ 6. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

1. Procesor zobowiązuje się zgłosić Administratorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin od jego wykrycia.
2. Zgłoszenie zawiera co najmniej: charakter naruszenia, kategorie i szacunkową liczbę osób oraz wpisów danych, opis możliwych konsekwencji oraz opis zastosowanych lub proponowanych środków zaradczych.

§ 7. Zakończenie Umowy i usunięcie danych

1. Po zakończeniu Umowy o świadczenie usług systemu Dashbord, Procesor umożliwi Administratorowi wyeksportowanie danych w terminie 30 dni, po czym trwale usunie dane osobowe (w tym kopie zapasowe) w terminie kolejnych 30 dni, o ile przepisy prawa nie nakazują dalszego przechowywania (np. dokumentacja księgowa).

§ 8. Odpowiedzialność

1. Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w przypadku niedopełnienia obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na podmioty przetwarzające, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora, na zasadach określonych w art. 82 RODO.
2. Odpowiedzialność Procesora podlega tym samym ograniczeniom, jakie zostały określone w § 8 Regulaminu.